چهارشنبه , ۹ اسفند ۱۴۰۲

چگونه تعامل صحیح کسب و کاری می تواند به تحول “همیشه شاد” یا Happy Ever After منجر شود؟

Good Business Interaction
Good Business Interaction

چکیده: به دست آوردن قلب و ذهن کاربران باید از روز اول در اولویت تحول  Businessباشد. به این ترتیب افرادی که واقعاً از جریان روزانه Business مطلع هستند، این فرصت را خواهند داشت که مطمئن شوند که سیستم جدید نیازمندی های آنها و سازمان را در زمان تحویل برآورده می کند.

امروزه تحول فناوری اطلاعات رواج بیشتری پیدا کرده است زیرا سازمانها به دنبال بهبود کارایی و بهره وری با ارزیابی مجدد و بازنگری سیستمهای فناوری اطلاعات فعلی خود هستند. فناوری به سرعت در حال تغییر است ، بنابراین برای ثبات سرعت ، سازمان ها از سیستم های موجود در حال حرکت به راه حل های مبتنی بر Cloud هستند که مزایایی مانند: بازده بیشتر فرآیند، افزایش ظرفیت، تجزیه و تحلیل پیچیده داده ها و کاهش هزینه ها را پیشنهاد می دهد.

تحول می تواند چالش برانگیز باشد، موفق ترین پروژه هایی که من روی آنها کار کرده ام پروژه هایی هستند که در آنها کاربران کسب و کار از روز اول و در هر مرحله ازپروژه مشغول به کار بوده و درگیر آن بوده اند. هر سازمانی دارای کارشناسان موضوعی(SMEs-Subject Matter Experts) است که سال ها از سیستم های موجود استفاده کرده اند، بنابراین، شما فکر می کنید که پروژه های Transformation یا تحول مشتاق استفاده از این دانش هستند و کاربران کسب و کار را به اعضای کلیدی تیم پروژه ای تبدیل کنند که راهکار جدید را ارائه می دهد. با این حال، چنین چیزی اغلب صادق نیست و افرادی که می توانند دیدگاه صمیمانه خود در مورد استفاده روزمره از سیستم های فناوری اطلاعات مربوط به کسب و کار را ارائه دهند، اغلب نادیده گرفته می شوند.

من روی پروژه هایی کار می‌کنم که سازمان ها مزایای استفاده از مشارکت گسترده کاربران را از ابتدای پروژه دست کم گرفته اند، در عوض به این امر که به طور پراکنده یا شاید فقط در طول UAT(User Acceptance Testers) مشارکت داشته باشند، رضایت داده اند. در انتهای پروژه فقط آورده محدودی ارائه می‌شود. یک تصور غلط رایج وجود دارد که تضمین کیفیت برابر است با تست. اما کیفیت را باید از ابتدای پروژه تضمین کرد و بر خلاف این موضوع انتظار می رود که تست یک دروازه کیفیت همه جانبه باشد. قبل از اینکه بررسی کنیم آیا راهکار را درست ارائه کرده ایم یا خیر، باید اطمینان حاصل کنیم، که اصلا راهکار درست را ایجاد کرده ایم یا خیر.

UAT به خودی خود می تواند از چند جهت یک زمان برای تست باشد، مخصوصاً وقتی از کاربران دعوت می شود تا بدون مشارکت زیاد در پروژه و دانش محدود، به شیوه جدید  در تست شرکت کنند. بسیاری از ما در برابر تغییر به لحاظ طبیعی مقاوم هستیم، به ویژه هنگامی که مزایای تغییر را درک نمی کنیم و  UATester (User Acceptance Testers) خودشان اغلب در این وضعیت قرار می گیرند. کاربران با سیستم های موجود(فعلی) خود راحت هستند، هرچند که ناقص باشند. می دانید که یک کیس قدیمی بهتر از کیس خراب است. زمانی که آنها شخصاً در جمع آوری نیازمندی های سیستم جدید درگیر نبوده اند، راهکاری که از آنها خواسته می شود تا آنرا تست کنند، برایشان بسیار متفاوت به نظر می رسد و سبب تردید وابهام آنها می شود. چندان طول نمی کشد که این تردید و ابهام به سرعت از طریق عموم در جامعه کاربران پخش شود و درست کردن(، که طبعا) این شایعه می تواند برای پروژه مشکل ساز شود.

بسیارخب، بهترین راه برای جلوگیری از این وضعیت چیست؟ من همیشه از روز اول، از شروع یک سفر و همراهی با Business حمایت می‌کنم، ومصرانه مزایای راهکار جدید را برای جلب نظر و ذهن کاربران آینده ارائه می دهم. پس از آن، جامعه کاربران باید احساس کنند که بخشی از تیمی هستند که راهکار جدیدی که در حال پیاده سازیست را شکل می دهند و به جای دریافت محصولی که هیچ مشارکتی در آن نداشته اند، در هر مرحله از پروژه مشارکت نموده اند. به این ترتیب افرادی که واقعاً از عملکرد روزانه Business اطلاع دارند، این فرصت را دارند که اطمینان حاصل کنند که سیستم جدید، در هنگام تحویل، نیازمندی های آنها و سازمان متبوعشان را برآورده می کند. به هر حال، آنها می دانند که سازمان چگونه کار می کند و آیا سیستم فعلی خوب کار می کند، و جایی برای پیشرفت وجود دار یا خیر.

مراحل کلیدی مشارکت تجاری

بنابراین ما دریافتیم که تعامل و مشارکت تجاری در تحول فناوری اطلاعات مهم است، اما این تعامل کی و چگونه باید صورت گیرد؟

  1. جمع آوری نیازمندی ها

کاربران باید در جمع آوری نیازمندی ها مشارکت داشته باشند. این فعالیت مرحله ای معمولی است، اما به طور معمول پس از اتمام این فعالیت، نیازمندی ها داخل چرخ گوشت ریخته می‌شوند، تا به خوبی ورز بیایند و ممکن است ماه ها طول بکشد تا زمان مناسب UAT فرا برسد، که دوباره جامعه کاربران درگیر شوند. در عوض، کاربران باید بخشی از گروه های کاری پروژه از جمله طراحی، توسعه، تست و غیره باشند و به طور منظم، و به ویژه در نقاط عطف کلیدی پروژه، مشارکت کنند تا راهکار جدید را مورد بررسی قرار دهند.

  1. بازبینی طراحی

جلسات بازبینی طراحی باید به گونه ای تنظیم شود که طرح هایی را که از نیازمندی های ذکر شده در مرحله ۱ ایجاد شده اند، بررسی کند. این به کاربران اجازه می دهد تا نظرات خود را در مورد نحوه تبدیل نیازمندی هایشان به طرح کاربردی و برجسته کردن هر گونه مشکل یا کوتاهی ارائه دهند.

  1. بازبینی Build یا نسخه قابل اجرای سیستم

جلسات بازبینی روی Build باید برای نشان دادن کار کرد نرم افزار پس از عبور از یک دروازه سختگیرانه کیفیت استفاده نمود. این مورد در Agile می تواند یک نسخه نمایشی بسیار سریع باشد. در پروژه های Non-Agile، این می تواند پس از اتمام تست توسعه باشد. هدف در هر دو مورد یکسان است: نشان دادن قابلیت های نرم افزاری و اجازه دادن به مجموعه کسب و کاری برای بازخورد اولیه و شناسایی مسائل یا پیشرفت های احتمالی. کاربران قادر به دیدن جریان های اصلی سیستم بوده و بازخورد اولیه درمورد پوشش نیازمندی ها و هر گونه مشکل در کارکرد یا Functionality و قابلیت استفاده یا Usability را ارائه می دهند .

  1. آمادگی برای User Acceptance Test

یکی از مزایای مشارکت کاربران در طول چرخه عمر پروژه این است که آنها می توانند دیدگاه های دیگری را در مورد سناریوها و اسکریپت های UAT ارائه دهند. کاربران در اینجا از اهمیت بالایی برخوردارند زیرا از منظرBusiness  از نزدیک به سناریوهای بحرانی خود آگاهی دارند، اما به دلیل مشارکت از روز اول، از راهکار جدید نیز مطلع هستند و این می تواند در هنگام کار برای تولید پوشش جامع روی UAT بسیار ارزشمند باشد.

  1. آموزش

آموزش در مورد سیستم و هر پروژه در حال تحول بسیار مهم است، اما زمان بندی آن می تواند بازده را تا حد زیادی افزایش دهد. حتی اگر کاربران از ابتدای چرخه عمر پروژه درگیر شده باشند، آموزش آنها را قادر می سازد تا از سیستم جدید در نقش های روزمره خود استفاده کنند. در بسیاری از پروژه ها، برنامه ریزی شده است که آموزش درست قبل از Go Live انجام شود. این تا حدی منطقی است، اما اگر آموزش را پیش از اجرای UAT پیش ببرید، مزایای آن افزایش می یابد. با انجام این کار، سود بیشتری کسب خواهید کرد زیرا کاربران درک بهتری از سیستم جدید و سناریوهایی که از آنها خواسته اند که اجرا کنند، خواهند داشت و در نتیجه سوالات مربوط به آموزش را در حین تست کاهش می دهند.

  1. اجرای User Acceptance Test

اجرای UAT می تواند مملو از مشکلات باشد. من می توانم بیش از یک مورد را به یاد بیاورم که در حین اجرای تست ، تقریباً کاربران را به دلیل ترس و دلهره ناشی از بهره گیری آزمایشی از سیستم جدید، گریان می دیدم. خوشبختانه، چون جامعه کاربری ما در طول تحول پروژه ما کاملاً درگیر شده بودند و قبلاً در مورد سیستم جدید آموزش دیده بودند، این نباید اتفاق می افتاد. با رویکرد ما، کاربران از سیستم جدید نمی ترسند، زیرا آنها قبلاً با آن آشنا شده اند و زمان لازم برای درک نحوه استفاده از آن را داشته اند. پیش سرمایه گذاری در چرخه عمر پروژه در ادوار بعدی پاداش هایی را به همراه دارد، زیرا می توانیم مطمئن باشیم که داریم چیز درستی را می سازیم. متعاقباً، هنگامی که به UAT می رسیم، احتمال کشف شکاف در نیازمندی ها بسیار کاهش می یابد.

همه اینها به نظر درست می رسد، اینطور نیست؟ با این حال، دلایلی وجود دارد که باعث می شود این اتفاق به ندرت رخ دهد. کاربران کسب وکار، به ویژه شرکت های کوچک و متوسط، عموماً مشغول فعالیت های Business As Usual (BAU) یا “کار به صورت معمول” هستند و این باعث می ‌شود سازمان ها به طور کامل ارزش واگذاری این افراد به پروژه های کاری را برای ساعات مورد توافق در هفته درک نکنند. این یعنی، نیازهای روزمره در فعالیت های درآمدزا اغلب بر نیازهای پروژه ای که ماه های آینده در سیستم جدیدی ارائه می شود، بیشتر است. البته، راه هایی برای کاهش تأثیر مشارکت کاربران بر فعالیت های BAU وجود دارد. به جای مشخص کردن یک شرکت کوچک و متوسط از هر حوزه کسب و کاری، دو یا حتی سه نفر را شناسایی کنید که می توانند این مسئولیت را با یکدیگر به اشتراک بگذارند، در حالی که یک رویکرد ثابت بین آنها وجود دارد. این امر بار روی فرد را کاهش می دهد و اجازه ورود بیش از یک نفر را خواهد داد.

ما باید به خاطر داشته باشیم که سازمان ها هر روز تغییر فناوری را انجام نمی دهند، بنابراین وظیفه ما بر عهده متخصصان مجرب فناوری اطلاعات است تا تجربه ما را به میز مذاکره بیاورند و مزایای تضمین مشارکت کسب و کار را از روز اول برجسته کنند. اگر این امر به طور مستمر تبیین شود، اکثر سازمان‌ها با توجه به اینکه بازدهی این روش بسیار بیشتر از سرمایه‌گذاری برای دستیابی به تحول است، به سختی می‌توانند با آن مخالفت کنند.

ابوالفضل خواجه دیزجی

همچنین ببینید

Selenium vs Cypress

Selenium در مقابل Cypress

۱- چرا Cypress و سلنیوم را مقایسه می‌کنیم؟ Cypress و Selenium ابزارهای اتوماسیون تست هستند …

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *